Envoyer une lettre de relance par mail : méthode et astuces

Projet de partenariat sans réponse ? Facture impayée ? Candidature à un appel d’offres ou un emploi sans suite ? En tant que dirigeant d’entreprise, entrepreneur, freelance ou chercheur d’emploi, il nous arrive à tous d’envoyer des emails et de ne recevoir aucun retour. Une situation qui en plus d’être déplaisante et souvent source de stress. Heureusement, il existe une solution pour sortir de cette impasse : le mail de relance. En effet, lorsque l’on est confronté à ce type de désagrément, la relance client par mail est sans aucun doute l’arme la plus efficace pour reprendre contact avec le destinataire de manière professionnelle, pour multiplier vos opportunités business et avoir ENFIN une réponse. Bien sûr, relancer vos clients par mail nécessite de mettre les formes, surtout de faire appel à une certaine dextérité et un véritable savoir-faire. Alors, comment faire une première relance de manière efficace ? Découvrez tous nos conseils pour envoyer une lettre de relance par mail.

Comment écrire un Email de relance pour les prospects et futurs clients ?

Dans les échanges commerciaux, l’emailing reste le canal de communication le plus puissant pour atteindre les prospects, acquérir de nouveaux clients, optimiser la fidélisation de son persona, améliorer sa relation-client ainsi que le taux d’ouverture et le taux de conversion des leads qualifiés. L’e-mail, c’est aussi l’outil de prédilection et certainement le plus efficace pour débuter ou entretenir une relation professionnelle surtout dans le domaine de l’e-commerce. Dans cette optique, sa rédaction dans les règles de l’art nécessite de bien maîtriser ses rouages et les bonnes pratiques. 

Malheureusement, malgré tous les efforts et les stratégies de mailing mis en place, il arrive que l’e-mail n’impacte pas le destinataire comme on l’aurait voulu et reste sans suite. Plusieurs raisons peuvent l’expliquer. Par exemple, l’email peut avoir été mal conçu, non pertinent et ne répond pas à la problématique du contact visé. Les clients vont alors rester inactifs et ne donner aucune suite à vos courriers électroniques. Eh oui ! On ne va pas se mentir : envoyer le bon mail avec le bon ton, la bonne forme et surtout au bon moment peut s’apparenter à un véritable parcours du combattant. Il arrive aussi que l’email soit tout simplement arrivé dans le dossier courriers indésirables (spam) et n’atterrit pas dans la boîte de réception du destinataire. Dans ce cas précis, le mail n’a jamais été ouvert par l’interlocuteur visé. Toutefois, peu importe les raisons de ce silence, un e-mail raté peut avoir un effet désastreux sur votre crédibilité et la croissance de votre structure. Voilà pourquoi, il est important d’augmenter la pertinence de votre mail de relance des clients. Dans ce contexte, la structure de votre relance commerciale va dépendre directement de l’objectif commercial que vous visez et des scénarios que vous rencontrez :

Voici comment envoyer une relance dans deux scénarios très courants dans le domaine de la prospection commerciale.

Le contact visé a ouvert le mail, mais n’y répond pas

Une sollicition bien réceptionnée, mais sans réponse s’explique généralement par le fait qu’elle a été mal adressé. Autrement dit, la personne qui a réceptionné le mail que vous avez envoyé via mailchimp, prestashop ou tout autre boîte d’e-mailing n’a aucun pouvoir de décision et ne peut pas se prononcer sur l’offre que vous proposez. Dans ce cas, il est important de repréciser de manière claire à qui votre mail s’adresse. Et ce, même si vous ne connaissez pas le nom du contact visé.

Pour cela, il faudra :

• Faire un rappel des faits qui vont permettre au destinataire de se souvenir des raisons qui vous ont amené à le contacter et à faire une relance
• Demander à vous adresser au bon interlocuteur ou de vous rediriger vers le bon service. Ainsi, vous augmenterez significativement vos chances d’atterrir sous le nez de la bonne personne, ou du bon service ainsi que la délivrabilité de votre message.

Par ailleurs, il est important de comprendre que nous n’avons pas tous le temps de lire nos mails. Ainsi, il est toujours de rigueur de proposer au contact visé un entretien rapide. Ceci vous permettra de jauger de son intérêt sans trop lui prendre du temps et sans perdre le vôtre non plus.

Le prospect est intéressé et vous demande de revenir vers lui ultérieurement

Il est très courant dans le domaine de la prospection commerciale surtout en B2B que le contact que vous visez vous demande de le recontacter plus tard. Il arrive dans ce type de scénario que les relances se déroulent plusieurs mois après le premier contact. Le temps que ce dernier puisse avoir plus de visibilité sur ce qu’il peut faire. Il faudra alors le moment venu jouer sur le souvenir positif du contact, qui peut avoir oublié la majeure partie de votre échange voire même pourquoi vous le contacter. Ainsi, pensez tout d’abord à lui rappeler l’objet de l’échange.

Ensuite, vous devez faire preuve d’ouverture en lui montrant que vous êtes disponible et ouvert à tous ses besoins d’informations complémentaires. Autrement dit, proposez à votre contact de répondre à toutes les questions qu’il pourrait avoir sur votre produit ou service.

En outre, il ne faut pas oublier que le contact peut rapidement changer d’avis sur le service ou le produit que vous proposez, votre mail de relance est l’occasion idéale pour lui rappeler les points forts de votre offre et pourquoi il ne doit surtout pas le laisser passer.

Enfin, pour bien pitcher votre solution, proposez-lui une rencontre face to face.

Quid des meilleures pratiques pour rendre vos relances clients par mail pertinentes et efficaces ?

Même si vous ne pouvez jamais être 100 % sûre d’avoir une réponse à votre message, ces quelques pratiques pourront vous aider à maximiser vos chances :

Susciter l’envie des destinataires de lire l’email

Selon les chiffres, un Français reçoit en moyenne près de 120 mails par jour. Pour éviter que le vôtre soit noyé dans ce flot de messages quotidiens, vous devez absolument donner envie à votre contact cible d’ouvrir votre mail. Et quoi de plus efficace pour bien relancer un client qu’un objet qui suscite son intérêt ? Celui-ci doit être court tout en contenant toutes les informations pertinentes. Aussi, éviter les mots publicitaires tels qu’urgent, promotion ou encore gratuit.

Adapter le ton du message au contact visé

Bien adapter votre ton à votre contact cible permet de renforcer le sentiment de confiance qui est essentiel lors d’une relance auprès d’un prospect ou futur client. En fonction du secteur d’activité de ce dernier, vous pouvez utiliser un ton plus ou moins familier. Attention toutefois, même si le tutoiement est désormais accepté voire parfois conseillé pour créer un véritable lien avec le destinataire, vous ne devez surtout pas omettre les formules de politesse habituelles.

Privilégier les messages concis

Tout comme l’objet de votre mail doit être court, son contenu doit aussi rester le plus concis. Parce que oui, il est important de comprendre que personne n’aime recevoir des pavés de textes. Il ne faut pas oublier que votre contact tout comme vous est une personne occupée. Ce n’est pas dans votre intérêt de lui envoyer un long mail.

De plus, comme le mail a avant tout pour but d’obtenir un entretien avec le contact que ce soit par visioconférence ou physique, vous ne devez pas tout lui révéler du premier coup. Jouez la carte du mystère pour continuer à susciter son intérêt et titiller sa curiosité.

Intégrer un call-to-action

En webmarketing, le call-to-action est un élément visuel très important et un véritable facteur de réussite. Il donne l’envie à votre lead de passer à l’action et d’aller plus loin dans votre échange. Dans le cadre d’une relation commerciale, le call to action vise généralement à inviter le contact cible à une nouvelle prise de contact.

Automatiser l’envoi de mails

L’automatisation des e-mails de relance fait partie des techniques à privilégier pour relancer automatiquement un prospect ou un futur client de manière efficace. Il offre d’ailleurs des résultats très satisfaisants et un véritable gain de temps. De plus, il existe aujourd’hui un large choix d’outils marketing automation adaptée à tous les budgets. Ces derniers permettent non seulement de passer au pilotage automatique de vos leads en quelques clics, mais aussi d’avoir une vue globale sur le nombre de prospects qualifiés.

Toutefois, même si vous envoyez une relance automatique, n’oubliez jamais la personnalisation de vos emails. Cela permet aux destinataires de se sentir privilégiés et importants.

Comment relancer par mail rapidement une facture non régularisée ?

Selon les statistiques, 30 à 40 PME se retrouvent chaque jour en phase de banqueroute du fait des factures impayées. Alors oui, si en vertu de la loi LME, les délais de paiement pour toutes les entreprises est de 30 jours à compter de l’émission de la facture, face à un débiteur, de mauvaise foi ou non, qui ne vous paie pas dans le délai prescrit, il est important de réagir sans tarder. Dès que la date d’échéance est dépassée, pensez à effectuer une relance par email pour facture impayée. Cette procédure à l’amiable est d’ailleurs conseillée avant la mise en demeure et la procédure judiciaire.

Pour autant, que l’on veuille ou non, il est toujours délicat de relancer les clients pour des impayés. Pour vous aider à rédiger votre mail de relance des impayées en toute sérénité, voici quelques astuces :

Tout d’abord, vous devez faire preuve de bienveillance tout en veillant à être bien ferme afin que le retard de paiement ne se reproduise plus. Nul besoin toutefois d’être agressif ou menaçant. 

Ensuite, il est important de comprendre que votre client doit certainement travailler avec d’autres fournisseurs ou prestataires. La relance par mail que vous lui envoyez doit lui fournir toutes les informations nécessaires pour déterminer de manière simple et rapide votre identité et la facture à régulariser. Dans cette optique, le mail de relance doit mentionner :

• La dénomination sociale et le siège social de l’entreprise
• L’adresse de domiciliation si vous êtes auto entrepreneur
• La date, le numéro et le montant de la facture impayée avec les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de recouvrement
• La demande de régler la facture à la réception du mail.

Aussi, n’oubliez surtout pas de joindre une copie de la facture à votre mail de relance afin d’éviter les éventuelles contestations.