Comment remplir une enveloppe ?

Même si les SMS et les e-mails occupent une grande place dans la communication, les échanges traditionnels des lettres restent une pratique courante. Et même si envoyer une lettre semble simple, les gens qui ont l’habitude d’envoyer des courriers électroniques peuvent s’y perdre. Découvrez notre guide pour remplir une enveloppe avant de poster une lettre.

Les règles d’or pour remplir une enveloppe

Bien remplir une enveloppe assure l’arrivée à destination de votre lettre. Voici alors 6 règles classiques pour remplir convenablement l’adresse sur une enveloppe.

1. Les informations sur votre enveloppe doivent toujours commencer par le nom du destinataire. Et la commune doit être la toute dernière ligne
2. lorsque vous remplissez votre enveloppe, les informations écrites ne doivent pas dépasser 6 lignes.
3. Les 3 dernières lignes sont déchiffrées par un logiciel de reconnaissance d’envoi de courrier. Donc, pour ne pas brouiller le déchiffrage, il est recommandé de les écrire en majuscules.
4. Si vous êtes du genre à mettre des mots en italiques, à les souligner ou à utiliser des signes de ponctuation, il faut proscrire cette habitude. En effet, les virgules entre le numéro et le nom de rue pourraient fausser l’adresse postale.
5. Le nombre maximal de caractères avec les espacements est limité à 38 par ligne.
6. Toutes les lignes de l’adresse inscrite sur l’enveloppe doivent être alignées à gauche. Comme les postes utilisent aujourd’hui des machines de tri, démarrer le texte à la même verticale facilitera la lecture.

Pourquoi suivre des normes concernant l’enveloppe ?

Comparé à l’envoi de courrier électronique, envoyer une lettre en main propre demande plus de temps. Il y a le triage des enveloppes selon la destination, le trajet, ainsi que l’expédition par les facteurs. Bref, les agents de La Poste traitent quotidiennement de nombreuses lettres. Si les informations sur l’enveloppe n’ont pas le bon emplacement, trier les liasses de lettres risque de prendre trop de temps.  

Comme de plus en plus d’agences utilisent aujourd’hui des machines à affranchir, l’enveloppe doit être impeccablement remplie. En effet, le robot qui fait le triage des lettres a besoin d’une précision rigoureuse pour donner des informations exactes. Si vous ne suivez pas les normes d’expédition par voies postales, votre lettre risque de ne pas arriver à destination.

En faisant attention aux règles avant d’envoyer un courrier postal, vous assurez l’arrivée de votre colis. En même temps, vous contribuez à faciliter le travail du postier chargé de l’acheminement de la lettre.

Où coller le timbre ?

En France, pour faire parvenir une lettre par voie postale, il faut toujours mettre un timbre sur l’enveloppe. En effet, votre courrier ne sera pas envoyé sans le timbre-poste. Il s’agit, en fait, d’une preuve de dépôt d’une lettre à La Poste.

La place adéquate de votre timbre est en haut de la partie droite de l’enveloppe. Le bureau de poste va ensuite inscrire la date d’expédition et la prise en compte du courrier sur la place vide à gauche. Comme votre courrier passe par différentes manipulations durant le voyage avant d’être remis à son destinataire, il faut bien coller votre timbre. Et si par malheur, votre timbre se détache, votre lettre sera perdue.

Le timbre détermine également l’urgence de votre lettre. C’est pour cela que le timbre vert est un pli envoyé sous 48 heures en France métropolitaine. Et le rouge signifie une enveloppe prioritaire qui doit être expédiée en 24 heures, comme certaines lettres recommandées, ou une lettre de résiliation de contrat. En ce qui concerne le prix du timbre pour 20g, le vert coûte 1,16 euro, et le rouge 1.66 euros en 2022.

En ce qui concerne le nombre de timbres qu’il faut mettre sur l’enveloppe, la valeur légale de l’affranchissement dépend du poids en grammes constaté.

Les informations sur l’expéditeur

Envoyer des lettres ne se résume pas à poser un timbre et écrire l’adresse où l’on veut. Toutes les informations inscrites sur votre enveloppe doivent être à la bonne place. Pour ce qui est de l’adresse de l’expéditeur, il faut l’écrire au verso de l’enveloppe, sur la fermeture. Vous pouvez également l’écrire sur le coin en haut à gauche de l’enveloppe. Mais dans ce cas, veillez à ce qu’elle soit inscrite en plus petit caractère que celle du correspondant

Que vous envoyiez votre courrier par Chronopost ou par La Poste, il faut toujours faire attention à la façon de remplir votre adresse. En effet, des problèmes peuvent survenir pendant l’envoi d’un colis et cela peut empêcher l’acheminement de votre pli à la boite aux lettres de votre destinataire. C’est ce qui arrive lorsque les destinataires ont déménagé, ou encore quand l’adresse est fausse ou gommée accidentellement.

En cas de non-réception du courrier, le bureau de poste va faire une réexpédition vers l’envoyeur. Les raisons de non-envoi d’un courrier sont indiquées en général à gauche de l’adresse. Par la suite, vous pourriez demander une nouvelle adresse à votre correspondant pour envoyer de nouveau le courrier.

En guise de rappel, l’adresse de l’expéditeur est l’ensemble des informations sur la personne qui envoie la lettre. Il s’agit de votre nom et prénom ainsi que votre adresse. Si vous envoyez souvent des lettres par service postal, vous pouvez vous procurer un cachet encreur avec vos coordonnées. Vous pouvez aussi opter pour une place d’adresse autocollante avec vos coordonnées inscrites.

Les informations sur le destinataire

Le processus d’envoi de lettre demande également de faire attention comment remplir sur l’enveloppe les informations sur le destinataire. Qu’il s’agisse d’un courrier simple ou d’une lettre recommandée avec accusé de réception. Sans les coordonnées exactes de celui-ci, votre colis n’arrivera jamais à destination. L’adresse du destinataire est mise à l’honneur sur le devant de l’enveloppe, en gros caractères. Les coordonnés sur le recto de l’enveloppe comprennent :

• Le nom et prénom ainsi que la civilité du destinataire
• Le nom de son entreprise et le post qu’il occupe
• Le numéro et le nom de la rue
• Le nom de la ville et son code postal
• La boîte postale
• La mention CEDEX pour les courriers d’entreprise
• Le pays pour expédier une lettre à l’étranger

En règle générale, il faut accorder plus de visibilité sur le nom en l’écrivant en majuscule. Après, on note le numéro et nom de rue, ou encore le numéro et nom du bâtiment s’il y en a. Si l’adresse comporte à la fois des détails sur la rue et le bâtiment, il faut les inscrire sur des lignes différentes.

Pour que l’adresse soit bien lisible, veuillez écrire clairement et soigneusement. Vous pouvez, par exemple, écrire en majuscule. Mais faites en sorte de ne pas dépasser 6 lignes pour l’ensemble des coordonnées sur votre destinataire.

Aucune abréviation ne peut être utilisée sauf pour le nom de rue. Pour faire simple, vous pouvez écrire « av » pour une avenue, « r » pour une rue, et « bd » pour un boulevard.

Le code postal

Pour faciliter l’envoi des lettres, vous pouvez utiliser une enveloppe pré-casée. Il s’agit d’un modèle prêt-à-poster contenant déjà des cases dédiées à chaque information. Ce qu’il vous reste à faire est de remplir les cases. L’écriture du code postal peut également être sujette à confusion.

Pour ne plus fauter sur la façon d’écrire le code postal, retenez les conseils suivants. Le code postal comporte 5 chiffres. Les deux premiers chiffres doivent être accolés et sans séparation entre eux, ils sont séparés des trois derniers chiffres (qui sont eux aussi accolés) par un espace. En outre, un code postal bien écrit ne doit jamais être souligné et ne doit contenir ni trait d’union ni signe de ponctuation. Enfin, la localité du code postal doit être écrite en lettres majuscules.